爱德曼国际公关公司（EldermanPRWorldwide）执行副总裁兼总经理嘉斯夫（）认为，是否召开新闻发布会应取决于她是否值得召集各地记者跋涉而来。记者得到的不应该只是趣味性的故事，还应该包括信息。适于召开新闻发布会的时机包括：公司及产品（服务）已成为某一公众关注问题的一部分、公司或其他成员已成为众矢之的、新产品上市、开始聘用某大腕明星作自己的广告模特（记者有时对广告不感兴趣而是觉得广告模特值得关注）、公司人员重大调整、扩大生产规模、取得新纪录的销售业绩等等。不过，上述所谓的“合适时机”也可能成为“不合适时机”。事实上，很多的新闻发布会搞得很是枯燥或琐碎、令人厌烦。因而，当公司考察是否举办新闻发布会时，首先应对照下列问题项目检查一下：1、一则新闻通稿或声像资料带--附带事件简介、背景材料--是否完全可以提供给记者所需的、媒介受众喜欢的故事？2、让记者们亲眼看到或试用某一新产品时，是否可以给一则新闻通稿增加些什么？3、公司高层管理者或董事会成员公开露面是否能为公司获得或提高凝聚力或可信度？4、能否提供给记者在别处得不到的新闻？5、是否存在其他有效向记者传递信息的途径？如，一次舞会、一次聚餐。
提前调研受邀客户比较关注在意的要点是什么，直接有针对性的介绍，这样能够让现场就能转化成为大型签单现场。六、发布会仪式安全榜首小编作为会议策划公司，见过太多甲方客户一味追求创新创意，但往往创意的启动仪式都是靠声、光、电来搭配的，只要涉及到电子产品，很难百分率较高做到万无一失；经常彩排排位靠前次彩排五次OK，往往到正式开始的时候，电子设备卡壳等。如果发布会启动仪式真的很大咖，建议采用稳的方式，比如鎏金沙、敲个上市锣之类的（当然还有很多，近期这里不是重点介绍内容，就不一一列举了）七、圆桌论坛聊聊有深度的话题圆桌论坛是及各位**、学者智慧一体的话题，小编很喜欢这个环节，因为这个环节主持人抛出问题，智者各抒己见，表达自己的观点和见解，思想碰撞的火花就在此诞生。八、合影留念会议记录照片是会议的好记录，很多主办方为了筹备一次大型会议，请到威望的**领导莅临活动现场，那真的是太不容易了，一定要通过照片、视频等综合性方式记录保存下来。
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