场馆平面布置图首先是答谢会活动策划的位置。场地可选择靠近主办方的酒店宴会厅作为本次活动的举办场地；其次，制作场馆效果图，并与主办方确认安排。设计要遵循答谢会的氛围，满足主办方想要突出的主题。确定答谢会1、的策划细节，确定答谢会的参会人数和联系方式，准备请柬(可以邮寄、，电话、发消息)。2、在签到台准备签到表和笔，供与会者签到。3、现场桌椅摆放、道具材料，横幅挂、导向板。4、检查电脑、投影设备、成像设备和所需道具是否准备好。如需颁奖，提前准备好礼服、奖板、横幅、获奖证书、奖杯。5、餐饮准备，购买温馨小吃和茶点，确定鉴赏活动食谱。6、准备活动资料，文字、图片、音乐等。7、确定主持人控制答谢会的进度和气氛。
会场布置布置会场前，会务组会根据答谢酒会的主题设计现场布局，包括装饰背景灯光效果等。具体可分为三大板块：一、现场设备设施搭建安装：比如舞台布置、灯光音响调节、活动道具组装等；二、横幅海报背景墙的提前定制：从从签到区域，到引导区域，再到活动的现场，用于不同位置的装饰，都会有不同的尺寸、颜色、字体大小等标准要求；现场服务组配置：其中包括服务人员、组织人员和安保人员等。因为一般大型答谢酒会多数会由专门的会务公司进行策划组织，但企业集团也会专门抽派内部负责人，酒店会场也有专门的服务组合安保人员，这样组成的服务团队人员较为复杂，各自分工一定要明确，以保证酒会顺利、安全地进行。
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